Tipps & Tricks für das Homeoffice basierte Zusammenarbeiten 🏡 💻
2020 und 2021 standen in zahlreichen Unternehmen ganz im Zeichen des gemeinsamen Homeoffice basierten Arbeitens. Bestimmt können Sie auch ein Lied davon singen. Sicher ist auch, dass die Teamarbeit von zu Hause aus, abgesehen von der gegenwärtigen globalen Pandemie, ein großes Zukunftspotenzial hat. Obwohl dies einige Herausforderungen mit sich bringt, lassen sich jedoch auch aus unternehmerischer Perspektive einige Vorteile daraus ziehen. Doch wie kann im Team auch langfristig gesehen produktiv und in entspannter Stimmung zusammen gearbeitet werden? Um Ihnen die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen etwas zu erleichtern, wollen wir mit Ihnen einige Tipps und Tricks teilen.
Chaos im Team- Management vermeiden
Im Homeoffice können wir uns nicht, wie im Büro, rasch von Angesicht zu Angesicht austauschen. Dadurch wird so mancher Informationsaustausch etwas komplexer. Der Kommunikationsaufwand steigt. Um Missverständnisse bzw. Fehlinformationen zu vermeiden, ist es ratsam gewisse Regeln für eine gelungene Kommunikation im Unternehmen aufzustellen. Dadurch soll die Zusammenarbeit im Team vereinfacht werden. So kann beispielsweise vereinbart werden, dass der Informationsaustausch nur über wenige, ausgewählte Plattformen bzw. Tools erfolgen soll. Für ein bestimmtes Projekt kann ein bestimmter Kommunikationskanal herangezogen werden. Dadurch soll Chaos im Team, oder das Übersehen von wichtigen Informationen, die bereits übermittelt wurden, vermieden werden. Definieren Sie mit Ihrem Team genaue Regeln für den Kommunikationsaustausch.
Synchrone Kommunikation oder asynchrone Kommunikation?
Auch, wenn während den Online-Meetings im Team (synchrone Kommunikation) etwas mehr miteinander interagiert werden kann, ist es dennoch nicht dieselbe Art non-verbaler Kommunikation, wie in einem face-to-face Gespräch. So wird während der Online- Teambesprechung ein höheres Level an Konzentration gefordert. Die Müdigkeit steigt schneller an. Deshalb ist es ratsam im Unternehmen einen Mix von synchroner – und asynchroner Kommunikation vorzunehmen. Das heißt, dass auf dem Tagesprogramm nicht ständig Team- Meetings stehen sollten, sondern eben den Kommunikationsmix zu variieren.
Hier gilt es herauszufinden welche Form des Austausches vom Team gewünscht bzw. gebraucht wird, um alle wichtigen Inhalte klären zu können. Es ist ratsam die wöchentlichen Online Meetings zeitlich zu limitieren. Wenn asynchron kommuniziert wird, z.B. E-Mail-Verkehr, sollte immer sichergestellt werden, dass im jeweiligen Kontext genügend sowie genaue Informationen bzw. Anweisungen geteilt werden. Es gilt: den Kommunikationsaufwand nicht zu erhöhen und Missverständnisse möglichst zu vermeiden.
Planung und Vorarbeit für eine entspanntere Teamarbeit
Im „Online- Büro“ werden die Nerven des gesamten Teams nicht überstrapaziert, wenn vor den Team- Meetings auch gut geplant bzw. eine gewisse Vorarbeit geleistet wird. Damit kann die Zeit der Online – Team- Sitzung auf das Wesentlichste verkürzt werden. Es bleibt mehr Energie für andere wichtige Arbeitsaufgaben. Virtuelle Meetings eignen sich deshalb besonders gut für kurze Bestandsaufnahmen im Team oder, um wichtige Entscheidungen gemeinsam zu treffen. Wichtige Dokumente und Arbeitsunterlagen können stetig bzw. speziell vor den Online – Besprechungen auf eine ausgewählte Cloud hochgeladen werden, sodass alle jederzeit auf die aktuellen Informationen bzw. Dokumente zugreifen können. Zu vermeiden gilt es jedenfalls, zahlreiche Details der Arbeitsabläufe im Team- Meeting abzuklären.
Die Zeit der Teammitglieder wertschätzen
Besonders gegenwärtig, in Zeiten der Pandemie, scheinen alle Teammitglieder ständig erreichbar zu sein. Jedoch sorgen arbeitsfreie Tage, speziell die Wochenenden oder Urlaube zu Hause, an welchen nicht ununterbrochen lästige Nachrichten mit neuen Arbeitsaufgaben aufploppen, für die notwendige Work-Life-Balance und Stressreduktion. Daher sollte der E-Mail-Verkehr zu jener Zeit eingestellt werden, um Rücksicht auf die Teammitglieder zu nehmen.
Auch ist es ratsam alle wichtigen Fragen oder Informationen in beispielsweise wenigen E-Mails zu bündeln und die schriftlichen Mittelungen gut und übersichtlich zu strukturieren. Das heißt, auch die Zeit der KollegInnen zu berücksichtigen, um ihnen den Stressfaktor während des Arbeitens nicht unnötig zu erhöhen (unendliche viele ungelesene Nachrichten von KollegInnen= Überforderung). Zudem ermöglichen einheitliche formale Kriterien, wie die übersichtliche Informationsgliederung in E-Mails, die für alle Team- Mitglieder gleichermaßen festgelegt sind, einen besseren Überblick aller wesentlichen Informationen.
Soziale Interaktionen für eine angenehme Stimmung im Team
Trotz all den Herausforderungen und Anstrengungen, die das Homeoffice basierte Zusammenarbeiten mit sich bringt, sorgen persönliche Gespräche mit dem Team, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, für eine gute Stimmung, mehr Zufriedenheit und Freude im Unternehmen bzw. in der Teamarbeit. Daher stärken beispielsweise gemeinsame Online- Kaffeepausen, mit lockeren Gesprächen unter KollegInnen, das Gemeinschaftsgefühl und lassen vielleicht das ein oder andere Ärgernis, das im Homeoffice aufgekommen ist, vergessen.
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Quellen zur Inspiration:
https://blog.dropbox.com/topics/work-culture/a-guide-to-remote-work-etiquette?utm_source=facebook&utm_medium=social&utm_campaign=organic&fbclid=IwAR2VSp3nBpzFDNzb8NwTuA2duOVAkJ2ajWr9LmrVpx0mfD31xSZQPpLcpTo
https://blog.dropbox.com/topics/work-culture/how-to-work-better-together--apart?utm_source=facebook&utm_medium=social&utm_campaign=organic&fbclid=IwAR0FdWReqDUJsoFsnJ3hm5-hD29XCtkoj-CAOCjjxAZSEmcDwh0aVIkbwV4
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